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A modernização das rotinas de trabalho é um dos grandes objetivos e motivação do processo de transformação digital dentro da Prefeitura do Recife. A partir do dia 19 de setembro toda a estrutura da Administração Direta e alguns órgãos da Administração Indireta passarão a contar com o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para tramitação e gestão eletrônica de documentos. Com o novo protocolo eletrônico todos os despachos documentais dentro da estrutura do Executivo Municipal passarão a ser digitais.

Criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI é trazido para dentro da Prefeitura do Recife por meio de um termo de cooperação técnica assinado, ainda no primeiro semestre deste ano, junto à instituição federal. O SEI está presente hoje em mais 500 instituições e o Executivo Municipal da capital pernambucana passa a fazer parte desse hall dando um salto de qualidade e eficiência nas suas rotinas. Além de todas as secretarias, a partir da segunda quinzena de setembro, passam a usar o sistema também a Empresa Municipal de Informática (Emprel), a Fundação de Cultura e a Reciprev. Até o final do ano todos os outros órgãos da Administração Indireta estarão aptos a usar o SEI.  

Dentro da prefeitura, O SEI conta com a coordenação da Secretaria de Planejamento, Gestão e Transformação Digital, que realizou, por meio das Executivas de Transformação Digital e de Administração,  o trabalho de treinamento e preparação das equipes das demais secretarias e órgãos. Outro importante braço dessa estrutura de implantação do SEI é a Emprel. A capacitação para a utilização do novo sistema de protocolo conta com um passo a passo que inclui conceitos e comandos numa jornada que prepara o servidor para uma rotina de trabalho que dispensará o uso de papéis. 

“A implantação do SEI é fruto de uma construção coletiva e hoje é um dia muito importante para todos nós. Hoje damos início a uma modernização das rotinas de trabalho há muito esperada. O SEI nos dará mais agilidade, segurança e nos permitirá ter a memória documental da prefeitura registrada dentro de um ambiente especialmente preparado para isso”, pontua Felipe Matos, secretário de Planejamento, Gestão e Transformação Digital.

Com um versão 4.0, mais atualizada do que as utilizadas em outras instituições, além de gerar uma importante memória documental, outras importantes vantagens trazidas pelo SEI são a possibilidade do acompanhamento em tempo real das etapas de cada processo, a geração de relatórios, a rastreabilidade de cada documento, o resguardo das informações que precisam ser mantidas em sigilo. Para além das vantagens trazidas pela transformação digital, que chega para conferir mais agilidade e transparência nas suas tramitações internas e externas, será possível gerar economicidade com a compra de papel e com a locação de impressoras, por exemplo.